【メール1時間かかる人へ】超簡単に10倍速で書ける！メール作り３つのコツ
メールの文章が思い浮かばなくて困っていませんか？
- メール返信に時間がかかる
- とにかく文章作りが苦手
- 1時間たっても文章を思い付かない
- メールの書き出しで手が止まる
- 相手にメールの文章が伝わら ない
かく言う私もパソコンの前でフリーズ状態になることがしばしばでした。
返信時間が長くて相手を怒らせてしまったり、上司から注意されたこともありました。
でも、ちょっとした方法でメールを書く時間が劇的に短縮できたんです。今回はその秘密をお伝えします。
この記事を読むことで、効率的にメールを作成する方法を学ぶことができます。
それでは、さっそく読み進めてください。
伝えたい事があるのに
それが文章として出てこない・・・
メール書くのに時間がかかる時の解決法
特にビジネスメールは、先方に失礼が無いように文面を考える必要があります。
とても慎重になりますよね。
だから頭の中にある「伝えたい内容」が文章として出にくいことが多いのです。
それを解決できる方法は３つあります。
誰かに聞いてもらう
メールを早く作成するのに最適な方法の1つは、誰かに聞いてもらうことです。
なぜなら誰かに聞いてもらうことで、あなたが伝えたい事が明確になるからです。
書くことよりも話すことのほうが気軽ではありませんか？聞いてもらう相手は、友人でも、家族でも、同僚でもかまいません。
相手に伝えたいことの要点をまとめてみましょう。
音声入力ソフトを使う
仕事中に誰かに聞いてもらうことが出来ない時には、音声入力ソフトがおススメです。
なぜなら頭の中にあった言葉を「文字として読める」ので、文章を作るのが簡単になるからです。
音声入力は、Googleドキュメントを使えば簡単にできます。
慣れてくれば、音声入力した文章をそのままメール分で使えるようになります。物凄い速さで文章が作れるので、キーボードを叩くのがバカらしくなるほどです。
AIの力に頼ってみる
最も簡単にメールの文章を作る方法は、AIツールを活用することです。
なぜなら、単語をいくつか入力するだけで、AIが自動的に「あなたが作りたいのはこんなメールでしょ？」と候補をいくつも出してくれるからです。
私は初めてAIツールを使った時には、本当に驚きました。最近のAI技術の急激な進歩には
目を見張るものがあります。
まるで本物の人間が書いたような文章を自動的に書き出してくれます。
もはや、私はメールの文章を考える必要がなくなるほどです。(笑)
文章作りに苦労している人には、この方法が一番簡単です。
まだ、メール作成に時間と労力をかけますか？
文章作りに困っていたら、
・誰かに聞いてもらう
・音声入力を利用する
・AIツールをフル活用する
これらの方法を取り入れればメールの文章を作ることが楽になります。
スピーディーな返信ができるようにならば、取引先にも満足してもらえますね。
それ以外にも
・仕事の評価があがる
・ビジネスをスムースに進められる
・地頭が良い人だと思われる
・文章作りに悩むことが無くなる
・自分に自信が持てる
あなたもメールの達人を目指してください。
メール作成お役立ち情報
メール文章の作り方
メール 考える 時間 かかる
メールを書くときは、明確な目的を持つことが大切です。そうすることで、考えを集中させ、より簡潔なメールを構成することができます。書き始める前に、数分かけて自分が何を言いたいのかを考えてみましょう。目的がはっきりしたら、書き始めるとよいでしょう。
メール文章が思いつかない時
メールを作成する際には、読み手を意識することが大切です。そうすることで、相手に合わせたメッセージにすることができ、適切なメールを作成することができます。
目的と読者を明確にしたら、メールを書き始めることができます。まず、挨拶から始めて、書く目的を述べます。次に、目的を裏付ける情報や主張があれば、それを記載します。最後に、行動を促す言葉や丁寧なお礼の言葉を添えて、メールを締めくくります。
メールの文章が下手でも大丈夫
仕事でもプライベートでも、ほとんどの人が日常的に電子メールを利用しています。そして、電子メールはコミュニケーションのための優れたツールである一方、正しく使用しないと混乱やフラストレーションの原因になることもあります。
では、どうすれば相手にスムーズかつ苦もなく理解してもらえるメールを書くことができるのでしょうか。
1.1. 明確で簡潔な件名にする。
メールの件名は、簡潔で要点を押さえたものにする必要があります。長すぎず、複雑すぎず、読み手に何のメールなのかがわかるようなものであるべきです。
2.2. 簡潔で的を射たメッセージにしましょう。
メールの本文を書くときは、メッセージを簡潔に、そして焦点を絞って書くようにしましょう。
メール文章時間がかかる時の解決法
.休憩をとる
もうひとつのコツは、休憩を取ることです。メール作成中は気が重くなりがちですが、数分間パソコンから離れることで、頭をスッキリさせることができます。一度休憩を取れば、また新鮮な気持ちで仕事に取り組めるはずです。
3.タイマーをセットする
メール作成中に集中力を持続させる最善の方法のひとつが、タイマーをセットすることです。タイマーをセットしておくことで、作業の流れを把握し、脇道にそれないようにすることができます。タイマーが鳴ったら、一旦休憩し、また元の作業に戻ります。
4.4.リストを作る
リストにすることは、圧倒されそうなときに役に立ちます。メールに書きたいことを書き留め、一つずつ取り組んでいきましょう。そうすることで、集中力を維持し、忘れ物を防ぐことができます。
5.シンプルにまとめる
メールを作成するときは、シンプルにまとめることが大切です。つまり、長々とした文章や不必要な言葉を避けるということです。要点を絞って、簡潔に。そうすれば、受信者はきっと喜んでくれるでしょう。